¿No te pasa que se te acaba el día y parece que no has hecho nada?

Sí, has estado muy ocupado seguro que sí, pero de productividad laboral bien poca. Que si contestando emails, apagando fuegos de todos sitios, llamadas urgentes, etc… etc…

Algo que me lleva de cabeza a mí y a otros emprendedores, autónomos y trabajadores es la productividad laboral. Hasta que no he puesto remedio me volvía loco como tú y me preguntaba cómo ser más productivo. Acababa el día agobiado y frustrado por no conseguir los objetivos que había “pensado” para ese día.

 

¿Qué es la productivad laboral?

La productividad laboral es realizar el trabajo propuesto en el menor tiempo posible, manteniendo el nivel de calidad.

Si estás en una empresa y con iguales recursos, el tiempo estimado de una persona a otra varía, podemos decir que un empleado es más productivo que otro.

Muchas veces confundimos la productividad laboral con estar todo el día atareados y andar como “pollos sin cabeza”.

Cuando llega el final del día y tenemos la sensación que hemos hecho muchas cosas pero al final nada productivo, es que algo anda mal.


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La productividad laboral en los freelancers

Si eres emprendedor  y además trabajas en casa la cosa se complica todavía más.

Hay personas que si trabajan en casa y no se organizan pueden pasar el día entero con correos, en las redes sociales y demás. Cuando se dan cuenta se les ha acabado el día.

En el mundo que vivimos con cantidad de influencias externas como el móvil, los correos electrónicos, llamadas etc… Si no nos organizamos bien, picotearemos por todos sitios y realmente no nos ocuparemos de lo que realmente hace falta para hacer crecer nuestro negocio en internet.

¿Cuántos de nosotros no tenemos tiempo para nada?

Pero verás como eso no es cierto del todo, se parece bastante a cuando decimos que no tenemos tiempo de leer o ir al gimnasio, pero no se qué ocurre que para jugar al Candy Crush o a la Play siempre encontramos tiempo.

Lo primero de todo tendremos que diferenciar las cosas importantes y urgentes con las no importantes y no urgentes y donde se nos va el tiempo.

Muchas veces para que las cosas urgentes no nos coman y andemos siempre apagando fuegos y con un alto estrés, si hacemos una buena gestión del tiempo las cosas urgentes disminuirán porque les hemos dado la importancia que tienen en su momento.

Tenemos que controlar nosotros el tiempo y no al revés.

¿Pero qué nos sucede?

Pues normalmente cuando no nos ponemos fecha para cerrar objetivos nos dedicamos a procrastinar, porque al ser algo que nos puede llevar tiempo realizar o no nos apetece hacer y además como no es urgente, lo vamos posponiendo indefinidamente hasta que se convierte en algo realmente súper urgente.

Ahí tenemos el problema, las tareas urgentes nos empiezan a comer y nos desbordamos. “Ya no damos pie con bola” y nuestra productividad laboral se va al traste.

curso alcanzar tus metas

Indicadores de productividad laboral en España

Aquí en España no somos los mejores en productividad laboral. Tenemos el índice más bajo de Europa y Estados Unidos. Solamente tenemos a Polonia y Portugal que nos ganan en este terreno.

Es algo chocante, cuando somos los que más tiempo estamos en nuestros trabajos.

Hay que tener en cuenta que en los últimos 50 años las horas laborales se han disminuido mucho más en otros países europeos que en España y aún y así ellos son más productivos. Para que veas como la productividad no tiene nada que ver con el tiempo empleado.

horas trabajadas

Creo que aquí en España nos falta un poco de formación para ser más productivos, si queremos acercarnos a nuestros vecinos europeos y disponer de más tiempo para dedicar a otras actividades importantes en nuestra vida.

Tenemos que hacer un cambio en nuestra mentalidad.

El cambio es tanto para las empresas, que deben hacer cambios internos proclives a conseguir una mayor productividad y también para los trabajadores, que han de ser más responsables en sus puestos de trabajo.

 

Técnicas para mejorar la productividad laboral

Vamos a utilizar un esquema parecido al que Stephen Covey tiene en su libro las “7 hábitos de la gente altamente efectiva”  que te lo recomiendo especialmente y algún invitado al podcast Emprendedores Digitales también nos lo ha aconsejado en alguna ocasión.

tecnicas productividad laboral

Lo urgente e importante en la productividad

Urgente/importante:

Estamos en este cuadrante es que esto hay que hacerlo ya y es algo prioritario, por ejemplo: entregar un trabajo a un cliente fuera de plazo, ir al médico porque te encuentras muy mal etc… Tenemos que hacerlo porque no queda más remedio.

Ahora, si planificamos bien, en esta zona no deberíamos tener casi nada a no ser algo accidental o por haberlo pospuesto. En el caso de entregar un trabajo a un cliente si tenemos una buena planificación no debería de estar en esta zona y tener que correr a última hora.

Si el curso que teníamos que hacer para ganar más clientes lo hubiéramos planificado y hecho con tiempo suficiente no se convertiría en algo urgente cuando realmente ves que estás perdiendo clientes.

Si vas al dentista cuando toca, no tendrás que salir corriendo cuando no puedas aguantar más de dolor.

Creo que se ve más claro que en este cuadrante vivimos estresados constantemente.

 

Urgente/no importante:

Normalmente perdemos mucho tiempo en esta zona, está es la que nos roba más tiempo. ¿Qué es lo que sucede? Que si estamos haciendo un trabajo e interrumpimos por llamadas, pedidos, contestar correos continuamente, lo mismo con las redes sociales etc… la tarea no se acaba nunca de realizar.

Esta zona es la que te quita todo el tiempo para acabar tareas importantes/no urgentes.

 

No urgente/importante:

Tener trabajos de clientes sin planificar con tiempo para poder realizar, hacer ejercicio físico, ir al médico a empastarnos una muela, formarnos con cursos para mejorar profesionalmente, relacionarnos más con nuestros seres queridos y amigos etc…

A esta zona no le hacemos caso porque la vemos lejana,  y no nos hemos marcado unos plazos en el calendario, vendría a ser…si eso yo ya…. Lo que suele ocurrir es que se acaba convirtiendo en urgente/importante por no haber planificado bien el trabajo o las responsabilidades que tenemos en nuestra vida.

 

No urgente/no importante:

Distracciones varias, perder tiempo en las redes sociales personales, cambiar el modelo de coche, cambiar de despacho,  etc…  A no ser que por ejemplo el coche sea una herramienta de trabajo y no funcione entonces estaría en el otro cuadrante, sería algo importante/no urgente.

En este apartado lo que haremos es directamente no hacerlo, a no ser que no tengamos nada más que hacer, cosa difícil.

Si prestas atención en que cuadrante sueles pasar bastante tiempo verás como puedes resolver los problemas de productividad laboral que tenemos los emprendedores.

El tiempo es lo más valioso que tenemos ¡aprovéchalo!

 

¿En qué horario eres más productivo?

Cógete una agenda como Evernote o Google Calendar y márcate tu horario. También tienes herramientas de productividad que ya comentaremos más adelante que te harán la vida más productiva.

Tienes que averiguar cuando eres más productivo. Cada persona es un mundo, uno puede ser más productivo por las mañanas y otros son más por las tardes o noches. Una vez que tengas esto claro organízate y reparte las horas laborales que tengas (pueden ser 8, 6, 12 las que sean).

Las tareas productivas ponlas en el horario que estés mejor para trabajar (cosas importantes).

Diferencia por colores las cosas urgentes y las importantes.

Cuando te pongas a trabajar significa: apagar el móvil, no contestar correos etc… Solamente centrarse en producir para tu negocio, sea el negocio que sea. Por ejemplo, si eres redactor o redactora y escribes contenidos para terceros, solo céntrate en esas horas a producir esos contenidos para tus clientes, sin distracciones.

Como muy tarde el día anterior tienes que saber que vas ha hacer el día siguiente. Es una práctica que funciona muy bien.

Una de las cosas que me pasaba a mí y seguro que a ti también te pasa, es que queremos rellenar la agenda el mismo día y eso no funciona. Perderemos tiempo con cosas urgentes, contestando correos, pensando etc. con lo que empezaremos a procrastinar y el tiempo se nos escapará de las manos.

El mismo día no planifiques.

Tenemos que aprender también a decir que no, tanto a clientes como a nuestros amigos que nos piden favores.

A los primeros porque a veces queremos acapararlo todo aunque realmente no sea nuestra faena para no quedar mal o por miedo a perder al cliente. Pero es mucho mejor ser sincero contigo mismo y con el cliente. Si no lo puedes hacer o subcontratar suponiendo que trabajas así también, dile que no.

A tus amigos pasa algo parecido nos van pidiendo favores no remunerados y al final si no cortamos solamente trabajaremos para ellos. Además piensa que se corre la voz.

Cómo organizar nuestras tareas

Os recomiendo el método de David Allen, Getting Things Done para mejorar la productividad laboral. Tienes el libro en español titulado: “Organízate con eficacia”. Luego al final del post pondré enlaces a los libros.

El método se basa en seguir 4 fases:

  1. Recopilar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Revisar

Recopilar: Coger todo de nuestra mente y depositarlo en una libreta de notas o una aplicación donde dejaremos salir todo lo que tenemos en mente.

Procesar: Cogeremos uno a uno todas las tareas que hemos depositado en el blog de notas y la procesaremos de la siguiente forma:

Caso: Una tarea necesita ser realizada

  • ¿Nos va a llevar 2 min. o menos?, hazlo ahora.
  • Si no es para ti esta tarea, delégala.
  • Si no cumple ninguna de las dos anteriores se pospone.

Caso: una tarea no es necesaria ahora

  • Archívala como referencia para volver a ella más adelante.
  • Tírala a la basura si no es necesaria.
  • Es interesante pero ahora mismo no puedes ocuparte de ella, aplázala para más adelante.
  • Si no sabes a quién delegar informa para que sea revisado de nuevo.

Organizar: Las tareas que necesiten una acción las clasificaremos por carpetas.

  • Acciones: Tareas que tenemos que realizar en cuanto podamos.
  • Proyectos: Tareas que requieren más de una acción.
  • En espera: Cuando estás en espera de algo externo o has delegado en alguien.
  • Quizás: Cosas a realizar pero que ahora no es su momento.

Revisar: Es fundamental revisar las tareas diariamente. Eliminar las tareas acabadas y volver a reorganizar si han cambiado las prioridades.

Por si lo quieres más claro te dejo el siguiente vídeo de YouTube:

No te pierdas todos mis podcast.

 

Herramientas de control de tiempo para mejorar la productividad laboral

Tenemos muchísimas herramientas para gestionar la productividad laboral, yo he seleccionado las que creo que te van a servir mejor, pero pruébalas y decide cuál de ellas es la que mejor te funciona.

Con estas herramientas nos damos cuenta de la realidad. Veremos la cantidad de tiempo invertido en cada tipo de tarea. Te darás cuenta del porcentaje que empleas en cada una de ellas y normalmente creemos que es mucho menor de lo que verdaderamente es, alucinarás.

 

Harvest

harvest

Esta herramienta de control de tiempo es de las más conocidas, la puedes utilizar tanto en PC como en Mac tiene versiones para dispositivos Android y iOS.

Tienes un cronómetro donde podrás ver las horas que estás dedicando a cada proyecto. Si tienes proyectos de clientes podrás asignar los gastos de cada proyecto y esto te ayudará cuando tengas que realizar la factura correspondiente.

Con Harvest también tienes un apartado de facturación donde puedes crear tus facturas de una forma manual o asignando las horas que has invertido en el proyecto más los gastos que te ha ocasionado. Muy útil.

 

Toggl

toogl

Toggl también es de las mejores y un atractivo diseño, la puedes utilizar en todos los dispositivos y sistemas operativos como la anterior. Tienes que probarla también, te gustará mucho.

 

Mite

mite

Mite es una herramienta muy sencilla de usar pero con un gran potencial, se centra en solo una tarea. Puedes trabajar en equipo con estadísticas de cada miembro y los reportes son súper prácticos y sencillos. También puedes exportar los datos a CSV o Excel.

 

Mejorar la productividad laboral con las extensiones de Google Chrome

Las extensiones son cada vez más utilizadas para casi todo, y como no podía ser de otra forma para la productividad laboral también hay unas cuantas. Las extensiones se instalan en la barra del navegador, yo la tengo bastante llena de extensiones.

No os aconsejo llenarlo de extensiones que no uséis.

Lo ideal es que pruebes unas cuentas y al final dejar instaladas las que vayas a utilizar realmente.

Aquí os dejo una selección de ellas:

Google Calendar

Esta herramienta de productividad laboral, si no la tienes, ya estás llegando tarde. La extensión de Google Calendar es imprescindible cuando estás trabajando. Si tienes que apuntar una tarea directamente le das a la extensión y aparece un desplegable con las tareas que tienes asignadas y te da la opción de añadir desde ahí mismo y directamente te lo coloca en el día que le has dicho.

 

Send for Gmail

Esta extensión Send for Gmail sirve para enviar enlaces directamente desde nuestra cuenta de correo de Gmail. Si quieres mandar un link interesante a alguien o a ti mismo de algo que estás viendo y que resulta interesante, solo tienes que “pinchar” en la barra de navegación donde tienes el icono de Gmail y automáticamente se abrirá el correo para que envíes este enlace. Súper útil, no tienes que andar abriendo el correo, copiar, pegar etc…

 

PageArchive

Muy interesante, nos permite archivar las páginas que vamos visitando y guardarlas para consultar cuando queramos aunque no tengamos conexión a internet. Tienes que probarla.

 

Traductor de Google

¿Cuántas veces cuando estamos navegando nos interesa traducir una página o simplemente una palabra que no conocemos? Seguro que muchas, sobre todo si pasas tanto tiempo como yo delante del ordenador, pues esta extensión traductor de Google te viene de mil maravillas.

 

Guardar en Google Drive

Otra extensión que no te puede faltar para tu productividad laboral. Permite hacer capturas de pantallas o una selección de ella y guardarla como imagen en tu Google Drive.

La siguiente herramienta no es justamente una extensión de Chrome pero os la recomiendo enormemente ahorrareis mucho tiempo en escribir lo mismo repetidamente.

 

TextExpander

Esta herramienta es muy útil para programar lo que escribimos repetidas veces día a día.

Si tienes correos que siempre vas a contestar igual porque son preguntas muy similares. Por ejemplo: si estás en soporte contestando emails y contestas a la misma pregunta repetidas veces lo ideal es que utilices esta herramienta y solo poniendo la palabra que tu hayas definido anteriormente aparezca la respuesta del tirón. La puedes utilizar en multitud de casos, pruébala y ganarás mucho en productividad.

No te pierdas estas 60 extensiones de Google Chrome para SEO y Social Media.

productividad laboral infografia


 

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Conclusión para ser emprendedores y trabajadores productivos

Como puedes ver hay cantidad de herramientas, extensiones que nos pueden ayudar en la productividad laboral y tener más tiempo para nuestro ocio y seres queridos, pero hay que empezar siempre por los cimientos.

Que esas cosas que empiezan siendo importantes no se conviertan en urgentes, porque lo que puede pasar es que estemos tan estresados que ya no utilicemos ni las herramientas de productividad anteriores. Las prisas no son buenas, organízate.

¡Feliz productividad laboral!

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¿Cómo consigues mejorar tu productividad laboral en el día a día?

¿Añadirías alguna herramienta más para mejorar la productividad laboral?

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