Declarando: una herramienta de facturación para poner tu negocio en piloto automático

Cuando empecé mi vida de autónomo, tuve que escoger entre llevarme yo mismo la contabilidad o contratar un gestoría, ya fuera online o una de las de toda la vida.

En ambos casos, se trataba de registrar las facturas emitidas y recibidas, presentar los trimestrales que tocasen y, allá por abril, cuando empezaba todo el lío de la renta, comenzar a rezar para que no me saliese mucho a pagar.

La única diferencia entre las opciones disponibles era quién llevaba la cuenta de las facturas y rellenaba los modelos de impuestos (yo o mi gestor).

Y si la comunicación era por teléfono o digital (gestoría tradicional u online).

Obviamente, los formularios de Hacienda son una gran barrera y siempre es positivo contar con ayuda experta para rellenarlos, ya se trate de los modelos para darse de alta como autónomo, o de las declaraciones trimestrales o anuales.

Luego supe que existían asesores fiscales que te ayudaban a navegar por el complejo mundo fiscal, financiero y legal y a optimizar la presentación de impuestos de forma personalizada para ahorrar más.

Pero eso solo estaba al alcance de empresas de mayor tamaño y algún que otro autónomo afortunado. Estábamos hablando de servicios de 200 o 300 € al mes.

Pues bien, ese asesoramiento personalizado, que no existe en ninguna gestoría —online o tradicional— y que te cuesta un pastizal si contratas un asesor fiscal, está disponible en una herramienta brutal para cualquier autónomo que quiera ahorrar más.

Y creo que no me arriesgo demasiado diciendo que es esencial para todo freelance, esté en el punto que esté. Porque al final se trata de hacer crecer un negocio: factura a factura, gasto a gasto, trimestre a trimestre y año tras año.

Veamos a qué me refiero.

Qué es Declarando y para qué sirve

Declarando es una asesoría fiscal online, pero automatizada, y con expertos detrás.

¿Qué quiere decir eso? Pues que no es una simple gestoría que te lleva la contabilidad y te presenta los impuestos, ni tampoco es un asesor fiscal tradicional.

Es una herramienta en la que puedes generar tus facturas y registrar tus gastos, además de presentar tus impuestos en 2 clics. Y sí, son literalmente 2 clics.

Hasta aquí podrías pensar que no se diferencia demasiado de cualquier programa de facturación o de una gestoría online normal y corriente. Pero voy a explicarte qué tiene de interesante.

Con esas facturas que registras, la herramienta va actualizando tu situación fiscal y financiera en tiempo real.

Cada nuevo ingreso y cada nuevo gasto afecta a los impuestos, de manera que en cualquier momento puedes saber cuánto vas a pagar en tu próxima declaración trimestral o anual.

Y más allá de la tranquilidad que esto te da, tienes la posibilidad de planificar y tomar acciones para ahorrar: por ejemplo, si te sale un pico a pagar en la Renta, igual te compensa invertir en algún seguro o en un plan de pensiones.

Además, la herramienta cuenta con módulos de asesoramiento de gastos, financiero y otras funcionalidades; pero vamos por partes y empecemos por lo más fundamental para un freelance: cómo facturar.

 

Cómo generar facturas con Declarando (y llevar toda tu contabilidad)

Crea facturas con IVA e IRPF automático

herramienta de facturacion declarando

Generadores de facturas online hay muchos. Muchísimos. Pero las diferencias en cuanto a lo que ofrecen son enormes.

Una de las cosas que me gusta de Declarando es que cuando añades el cliente, la herramienta ya identifica automáticamente si se trata de un cliente particular, autónomo o empresa y, en función de eso y de tu actividad, detecta que impuestos tienes que aplicar.

Calcula el IVA, el IRPF… y exactamente en qué porcentajes. Porque sabes que, dependiendo del tipo de cliente, puede cambiar.

Y cuando te equivocas ahí, aunque el error sea mínimo, Hacienda te cruje.

 

herramienta de facturacion declarando

 

Pero además de aplicar los impuestos adecuados de forma automática según el tipo de cliente, esta herramienta te permite calcular los impuestos a partir de la base imponible, o la base imponible a partir de un precio final.

Y ojo, que dar un precio final que no contemple IVA y/o IRPF es un lío, sobre todo si tienes que calcular a mano la base imponible para llegar al número final. Para eso tienes que meterte en ecuaciones nada más y nada menos.

Yo te recomiendo que siempre des precios sin impuestos. Pero a veces te despistas y hay malentendidos.

Y yo mismo me he visto perdiendo un tiempo precioso en despejar incógnitas para calcular los impuestos.

Pero si te fijas, Declarando te deja poner el total cobrado o el importe sin IVA.

🔹 Si le has dado al cliente un precio cerrado contando impuestos, por ejemplo, pones esa cantidad en “Total cobrado” y se desglosan automáticamente las cantidades correctas de base e impuestos.

🔹  Y si le has dado el precio separando la base imponible y el IVA (recuerda, esta es la opción más recomendable), solo tienes que poner la base en el campo “Importe sin IVA” para que se calculen el IVA y el IRPF correspondientes.

Que aquí también se cometen errores cuando lo haces de forma manual, y que luego le buscas las cosquillas a Hacienda. Así que se agradece el cálculo automático de impuestos.

 

Registra tus facturas de gastos para ahorrar más

herramienta de facturacion declarando

Por si no lo sabías, los gastos deducibles son la auténtica clave del ahorro fiscal para un freelance. Toda ese dinero que gastas en herramientas digitales, equipos, formaciones y cursos tiene su retorno.

Y la mejor manera de que no se te despiste ni uno es registrándolos en una plataforma de contabilidad.

Esto lo puedes hacer en otras herramientas de facturación, pero lo bueno que tiene Declarando es que cada gasto que registras se refleja en la previsión de impuestos que vas a tener que pagar el próximo trimestre o incluso el próximo año.

Además, tienes un módulo de asesoramiento de gastos que puedes usar para descubrir nuevos gastos deducibles, si te puedes desgravar un gasto determinado y en qué condiciones lo tienes que registrar.

 

herramienta de facturacion declarando

 

Nada de buscar horas por internet, ni de perseguir al gestor por teléfono o por email. Quieres saberlo, lo sabes. Al momento.

 

 Automatiza tus impuestos a partir de tus facturas

Como te iba diciendo, cada factura de ingresos y gastos que añades a tu contabilidad se refleja inmediatamente en la declaración de impuestos trimestrales y anuales.

Declarando te permite ver en tiempo real cuánto te toca pagar en cada modelo y cuál es la fecha límite que tienes para presentarlo.

Además, algo que trae de cabeza a muchos autónomos es saber exactamente qué modelos tienen que presentar.

 

herramienta de facturacion declarando

 

Puede que tengas claro qué modelos tienes que presentar al empezar tu actividad. Pero, ojo, porque con cualquier pequeño cambio, tus obligaciones fiscales cambian.

Como se te ocurra contratar una campaña de Google Ads, de repente tienes un proveedor europeo; y eso significa que algunas casillas del 303 se rellenan de otra manera, y además te tocaría presentar trimestralmente el modelo 349.

Siguiendo con el ejemplo, lo bonito de Declarando es que en el momento que registras tu primera factura europea, la herramienta ya te avisa de que tienes que presentar el modelo 349.

Y automáticamente rellena todos los modelos teniendo en cuenta tus nuevas circunstancias.

A partir de ahí, lo único que tienes que hacer cuando quieras presentar cualquier modelo, es descargar un fichero —todas las casillas aparecen ya cumplimentadas para que no te líes— y hacer clic en un enlace que te conecta con Hacienda.

Y fin: impuestos presentados.

 

Planifica tu Renta factura a factura

herramienta de facturacion declarando

Imagina que estás valorando hacer una inversión, por ejemplo, en un rediseño total de tu web. Estás considerando un presupuesto con un impacto potente en tu negocio.

Pero ¿sabes cómo va a impactar eso en tu próxima declaración?

Ese gasto puede marcar una gran diferencia: en primer lugar, porque todo el IVA que pagues por este servicio, vas a poder descontarlo de tu declaración de IVA trimestral.

Pero sobre todo, un gasto así impacta en tu Renta. No solo rebaja tu beneficio, y por lo tanto se te aplica el IRPF sobre una base menor, sino que puede hacer que bajes de tramo fiscal, y que en lugar de tributar al 15% de IRPF pases al 12%.

Es complejo, sí. Esto no son cálculos que hagan los gestores, por una simple cuestión de recursos (no tienen tiempo para hacer esos análisis para cada cliente).

Y si estás considerando hacerlos por ti mismo… antes de que te eche humo la cabeza, todo esto se puede hacer con tecnología. Por eso puedes tener todas estas estimaciones simplemente registrando tus gastos en Declarando.

Además, con esos datos la herramienta te va ofreciendo consejos. Por ejemplo, cuánto deberías aportar a un plan de pensiones para ahorrar más, o cuánto te falta para subir al próximo tramo fiscal.

 

Unas últimas palabras sobre esta herramienta de facturación todoterreno

En resumen, Declarando te permite facturar de forma sencilla, al tiempo que cumples automáticamente con tus obligaciones fiscales y obtienes una visión global de tu actividad.

Todo esto en tiempo real, para que puedas tomar las decisiones que más te convienen en cada momento.

Y te preguntarás: ¿Cuánto cuesta?

Pues si solo buscas hacer tus facturas de ingresos, tienen un plan gratuito (sin límite temporal), con el que además podrás probar durante 14 días sus funcionalidades premium, como el módulo de previsión de renta o el analizador de gastos.

Lo mejor es que no necesitas introducir una forma de pago para la prueba gratuita.

Si por cualquier motivo te interesa contratar sus servicios, te recomiendo que solicites una llamada gratuita de asesoramiento para que te personalicen uno de sus planes.

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Miguel Florido
Miguel Florido
Consultor de Marketing Digital y director de la Escuela Marketing and Web. Profesor y Speaker.

6 respuestas

  1. Hola Miguel:
    Todo lo que se pueda hacer de forma automática bienvenido sea. Genial este tipo de posts, muy bueno tu blog.
    Depende de cada negocio puede o no valer esta app. En mi caso tenemos una SL, y vendemos productos en amazon. Las facturas las necesitamos generar de forma automática (tb lo puede hacer amazon, claro). Vendemos ademas en Ebay ( bueno, en eso estamos todavía)
    En su momento lo estuve viendo y creo que valia para autónomo, es diferente en un SL. Tampoco se integra con Amazon o Ebay, una pena.
    Ahora tenemos una gestora q nos lleva todos los impuestos y facturamos en AMAZON/Ebay con una app llamada Quaderno. Seria bueno tener una app «automatica» que te lo hiciera todo, pero honestamente esta app aun creo que no llega allí, seria genial si hiciera esto.
    Gracias

    1. ¡Muchas gracias por tu aportación Laura!

      Declarando es una herramienta que va creciendo y evolucionando, así que no dudo que un día sí permita integrarse con esas plataformas 🙂

      Me alegra que te guste el contenido del blog, ¡saludos!

  2. 70 euros por mes en el paquete más básico, es lo que cuesta un gestor por trimestre 😔, lo veo caro, es mi opinión.
    Gracias!

    1. Gracias por tu comentario 🙂
      La verdad que todo depende, ya que hay personas que prefieren delegar y otras que prefieren hacer las cosas por sí mismas porque se sienten más seguras. En el caso de la segunda, pues esta herramienta facilita mucho la vida 🙂

  3. He de admitir que eres un genio;. No digo estio por la informción que suministras, es, sobre todo, porque además de ser mucha, toda es interesante.
    GRACIAS

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Creador del Blog Marketing and Web, un blog humilde y sencillo que poco a poco se ha abierto un hueco entre los blogs de referencia del marketing digital en España.

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