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Cómo hacer un Congreso Online paso a paso [Plataformas]

Cómo hacer un Congreso Online paso a paso [Plataformas]

En este artículo te voy a explicar cómo diseñar y organizar un congreso online paso a paso para vender un curso de formación, servicio u otro producto.

Existen dos formas de hacerlo; bien y mal.

He comenzado con esta nota de humor porque hoy en día, y debido al Covid-19 se ha disparado el número de solicitudes para montar congresos online pero todos ellos están bien diseñados como una herramienta efectiva de venta

¿Te gustaría saber cómo hacerlo?

Let’s go!!! 😉

Pasos para crear un congreso online

Para que te puedas hacer una idea, este es un esquema que deberías de seguir para montar tu propio evento virtual.

Como ves, hay diferentes fases que van desde la captación, el calentamiento, el directo y una secuencia de ventas.

Al final todo gira en base a en funnel de ventas en el que todas las piezas tienen que estar bien conectadas entre sí.

como organizar un congreso online

Después entraré en profundidad en cada uno de estos puntos, pero ahora te voy a contar qué tienes que tener claro desde el principio.
 

1.- Curso, servicio o producto que quiero vender

El primer paso es tener claro el producto que vas a promocionar o vender a través de este evento online.

Tener esto bien claro y definido es lo más importante porque va a ser el eje sobre el que se sustente todo el diseño del congreso virtual.
 

2.- Ponentes especializados en la temática

Lo que mejor resultado te puede dar a nivel de venta es elegir ponentes muy buenos que estén especializados en la temática del curso o servicio que vas a vender.

Esto es realmente importante.

Cuanto más especializadas sean las charlas y más esté perfilado el público objetivo más éxito tendremos en la venta.
 

3.- Formato de evento

Existen muchos formatos de eventos; de un día, dos e incluso 3 o más días, pero lo que tienes que pensar es cuál será más efectivo para la venta.

Un congreso virtual de varios días evidentemente tiene el riesgo de agotar al asistente por lo que yo te voy a recomendar que lo limites a un único día.

En este caso te hablo desde mi propia experiencia.

He organizado diferentes eventos de marketing digital online y con el que mejores resultados he conseguido ha sido el formato de un día.

El siguiente paso es decidir el título y duración de las ponencias.

Te recomiendo que elijas títulos muy atractivos y sobre temas que de verdad sean interesantes.

En cuanto a la duración de las ponencias yo prefiero un formato dinámico con ponencias de 25 a 30 minutos.

De esta manera el asistente se queda con ganas de seguir escuchando más sobre este ponente o profesor que es lo que a ti te interesa.

Del mismo modo, si después vas a vender un curso o programa online, sería ideal que en el mismo participaran algunos de los ponentes para que tenga una mayor fuerza la venta de este.
 

4.- Elección de la fecha

Te recomiendo que el evento lo hagas una semana antes del inicio de tu programa formativo para que así los asistentes tengan un mayor sentimiento de urgencia.

Y aunque parezca algo lógico, a muchas personas a la hora de organizar un evento online se les olvida analizar que no coincida con otros congresos o eventos.

Por ejemplo, imagínate que el día que eliges juega un partido la selección de tu país o un Madrid Vs Barcelona.

Lógicamente debemos evitar coincidir con cualquier evento que puede reducir nuestra audiencia.

Con respecto del día, puede ser un martes, miércoles o jueves.

A nosotros el día que mejor nos ha funcionado han sido los martes y jueves. Pero esto es algo que depende de tu público objetivo.
 

5.- Documento de patrocinio

Si tienes un evento potente que haces cada año y atraes a muchos miles de asistentes como el #DSM20 o #DSMDigital, puedes hacer un documento para conseguir ingresos a través de patrocinio de este.

Te recomiendo que elijas 3 o 4 tipos de patrocinios diferentes con diferentes precios, para así puedas conseguir patrocinios de empresas de todos los tamaños.
 

6.- Contacta personalmente con cada ponente

Si quieres que estos profesionales te ayuden a conseguir que tu evento online sea impresionante dedícale tiempo a contactar con todos y cada uno de ellos.

Ya sea por teléfono o Skype, pero hazlo personalmente.

También te aconsejo que le indiques desde el principio cuáles van a ser los fines de este evento.

Es decir, si vas a vender un curso de formación, díselo. Si vas a vender tus servicios, díselo también.

Cuanto más transparente seas mejor para todos.
 

7.- Forma un gran equipo de comunicación para el evento

Busca amigos y profesionales con los que tengas relación y que sean buenos con la comunicación y community management, y pídeles que te ayuden a conseguir más visibilidad para tu evento.

Este equipo es muy importante para hacer difusión antes, durante y después del evento.

Obviamente te recomiendo que les des un incentivo para que se sientan totalmente comprometidos.

Ya sea acceso a la grabación de todas las ponencias, a determinadas herramientas, a contenido formativo.

Sea lo que sea, ten un incentivo preparado para todos ellos.
 

8.- Diseña la landing page del congreso

Hoy en día tenemos maravillosos constructores para hacer una buena landing optimizada.

Nosotros utilizamos Elementor para maquetar todas las páginas de los eventos online que organizamos desde la Escuela Marketing and Web.

En la landing cuida muy bien el copy, los ponentes y el título de las ponencias, así como los patrocinadores y el equipo de comunicación.
 
 

Cómo organizar un congreso online paso a paso

En mi opinión es aquí, donde sobresale un evento que tiene una buena estrategia de marketing digital.

Si tenemos claro que el objetivo es la venta nos interesa atraer asistentes que claramente quieren aprender más sobre la temática del curso, así que vamos a ir paso a paso cómo lo haríamos, en la fase Previa de definición para luego pasar a la fase de estrategia.
 

Fase Previa

Todos estos son los elementos que deberías de tener claros antes de comenzar a promocionar el congreso online o de llevar a cabo cualquier tipo de acción.

1.- Diseño del curso o servicio que queremos vender

No te digo que lo tengas ya completamente grabada y terminado, ya que puedes hacer una preventa de este y validar si la venta funciona, pero si tienes que tener claro todo el contenido de este como; título, índice, metodología, profesores y fecha de inicio.

2.- Definir el público objetivo.

Es importante que tengamos bien definido los diferentes buyer persona del curso que vamos a ofrecer dado que esto nos ayudará a acertar en el tipo de audiencia que queremos atraer con el congreso online.

En este caso quiero que tengas claro que no te servirá únicamente con tener claro al target en marketing al que dirigirte.

Tienes que profundizar más y saber realmente cuáles son los principales deseos, motivaciones y problemas de las personas a las que te quieres dirigir.

3.- Análisis de cursos o servicios similares.

Realizaremos un pequeño análisis competitivo para ver qué cursos de este tipo se está ofreciendo, así como se está invirtiendo publicidad para la captación y venta de estos.

Teniendo claro esto, ya podemos empezar a definir la estrategia de promoción del congreso virtual que además se divide en 4 fases.

Dentro de cada una de las fases hay una serie de puntos que tienes que tener en cuenta, por lo que te aconsejo que te hagas un road map con todas las acciones que debes de realizar y la fecha que le corresponden.

Para que lo tengas más claro, te voy a ir adjuntando diferentes imágenes del road map que definimos cuando vayamos a organizar nuestros eventos.
 

Fase 1. Diseño del congreso online y definición de elementos técnicos.

Congreso Virtual

Para desarrollar esta parte necesitarás diseñar la landing page del congreso donde se registrarán las personas y las páginas de «a un paso» y de «gracias» si haces el famoso doble opt-in.

Además, la de «Gracias» te recomiendo utilizarla como un tripwire (OTO) donde le ofrezcas al suscriptor la posibilidad de acceder a todas las grabaciones del evento de por vida.

Solamente con este tipo de acción ya deberías de poder financiar todas las campañas de publicidad en Facebook Ads del evento.

También tendrás que crear los primeros embudos en Active Campaign, para definir la secuencia que seguirá el usuario cuando se registre en el evento online.

Por tanto, también tendrás que tener lista la primera secuencia de correos que recibirán los primeros inscritos.

En resumen, tienes que crear todo esto:

  • Landing page del congreso.
  • Página de gracias.
  • Embudo en Active Campaign de bienvenida.
  • Diseño de Tripwire.
  • Diseño del check out de venta.
  • Creación de los Pop Up.
  • Configuración de los objetivos en Google Analytics.
  • Configuración del Píxel de Facebook.

Para realizar esta fase necesitas de 3 a 7 días.
 

Fase 2. Captación de Leads.

estructura congreso online

Las estrategias más efectivas evidentemente son 2; publicidad y email marketing, existen otras estrategias que mencionaré pero que son menos efectivas, y tengan más un carácter residual.

En condiciones normales necesitas 3 o 4 semanas de captación de leads si hablamos de un evento de un día, si es un evento de más días incluso podrían ser más semanas.

Las estrategias más efectivas son:

1. Campaña de publicidad en Facebook Ads e Instagram Ads.

En nuestro caso suele ser la reina de nuestras campañas publicitarias y es donde dedicamos más esfuerzo de la estrategia publicitaria.

2. Email marketing con email único invitando al evento por los ponentes.

Si cuentas con ponentes con una gran base de suscriptores, habla con ellos para ver si sería posible enviar un email de invitación al congreso.

Eso sí, para que funcione tiene que ser un email que solo se trate ese tema, es decir que no sea un email con diferentes objetivos dado que el resultado de diluye.

4. Email marketing con email único de patrocinador o colaborador invitando a sus clientes.

Muy similar al caso anterior, tiene que ser un email único y con un único objetivo.

5. Campaña de publicidad en Youtube, LinkedIn o Twitter.

En estos 3 canales y función de nuestro tipo de negocio también podrían ser una alternativa a valorar, eso sí, en algunos de esos canales el CPL o coste por lead se nos puede incrementar bastante, lógicamente también dependerá de la fecha que hagamos la campaña y al mercado objetivo.

6. Guest Blogging.

Otra opción que podemos utilizar es publicar un artículo invitado en algún medio potente del sector para así poder llevar la comunicación de nuestro evento a una gran audiencia.

7. Insertar baner en artículos de mucho tráfico orgánico.

Como digo siempre es una acción rápida de hacer y conseguir así resultados inmediatos, al final todo suma.

En este caso te recomiendo analizar en Google Analytics cuáles son tus artículos del blog con más tráfico orgánico y que estén relacionados con la temática e insertar un banner y Pop-Up.

8. Entrevistas digitales y podcast.

La entrevista es una forma efectiva de llegar a un público con una comunicación más directa y personal, y también nos puede ayudar si quien nos la realiza tiene muchos suscriptores en su canal.

9. Marketing de Afiliación.

Una forma efectiva es buscar afiliados potentes de este curso que vas a vender y que ellos mismo inviten a su comunidad a sus usuarios a realizar el congreso online.

10. Popup o barra superior.

Si tenemos un sitio web con mucho tráfico no renuncies a conseguir inscripciones a través de un pop up o barrar superior en tu sitio web.

En esta fase además de diseñar la estrategia publicitaria tenemos que diseñar todos los elementos visuales necesarios y todas las creatividades que vayamos a utilizar en la promoción del evento.

No estaría demás que diseñaras un pequeño manual de comunicación o prensa de tu evento para que puedas enviarlo a ponentes y empresas patrocinadoras. En este manual darías información completa de todo el evento, imágenes, videos, así como ejemplos de email para enviar.
 

Fase 3. Durante el evento

evento virtual

El objetivo es preparar toda la estrategia de venta durante el evento, así como tenemos que preparar muy bien mensajes específicos de venta o de fidelización que vamos a lanzar durante el evento.

Si ofreciste un tripwire en la fase de captación, pues en esta fase debes subir el precio de este, para que así los que lo compraron antes tengas un descuento.

Es importante que intentes llevar el evento con la mayor puntualidad posible. se cierto que pueden surgir elementos que te puedan descuadrar un poco esto, pero debes intentar que el retraso sea el mínimo.

Define una acción de venta durante y otra a la finalización del evento.

Por ejemplo, la acción de venta durante el evento puede ser después de una ponencia. Para el final prepara una presentación de venta y pitch de venta de tu curso o infoproducto, y anúncialo claramente en el programa del evento. Los asistentes agradecerán que seas muy transparente.

Utilizar por ejemplo en la parte de venta la acción de inscribirse a una lista prioritaria para productos de alto coste, y para que tus comerciales puedan trabajar esta lista en los siguientes días.
 

Fase 4. Venta post evento.

evento online

El evento ya se ha terminado, pero tenemos que seguir con 2 secuencias de venta que habremos preparado en active campaign.

Secuencia de venta del Tripwire. En los próximos 2 o 3 días enviaremos un correo diario para conseguir cerrar las últimas ventas de nuestro tripwire.

En nuestro caso, en el #DSM20 conseguimos vender con este tripwire más de 11.000 euros y en el #DSMDigital más de 4.000 euros y donamos el dinero para un fin social.

Secuencia de venta del Curso.

Las personas que se hayan inscrito a la lista prioritaria vamos a enviarle una secuencia de venta de 5 a 7 días para venderles el curso o infoproducto.

En este caso, también puede ser interesante organizar un webinar para el día siguiente del congreso que tenga una duración de 45 minutos de contenido y después una parte de ventas y en la que incluyas un bonus de acción rápida.
 
 

Plataformas para organizar congresos virtuales

A continuación voy a decirte algunas de las herramientas que considero imprescindibles si de verdad quieres organizar eventos de este tipo.

Nosotros también utilizamos más herramientas, pero considero que estas son las mínimas que deberías de tener en cuenta.
 

1. StreamYard

Existen muchas herramientas para hacer la transmisión del evento algunas públicas y gratuitas como pueden ser Youtube live, Facebook Live, etc.

Personalmente, después de haber probado 5 herramientas para congresos virtuales prefiero utilizar Stream Yard que nos permite lanzar múltiples streaming a la vez y poderlos controlar de un mismo lugar.

El precio de esta herramienta es muy asequible para cualquier bolsillo y además te permite hacer una grabación en la nube.

De esta forma no tenemos dependencia del ordenador administrador.

Es decir se podría bloquear y podríamos reiniciar el ordenador sin que la retransmisión se viera afectada, en este caso es mejor aportar a lo seguro.
 

2. Active Campaign

A la hora de hacer un congreso online el email marketing es una de las partes más esenciales y a la que más tiempo deberás de dedicar.

Muchas personas se piensan que con hacer publicidad en Facebook y captar leads es más que suficiente.

Pero no.

Necesitas trabajar el email marketing desde el primer momento que empieces a captar leads, durente el congreso y sobre todo, durante la parte de ventas.

Nosotros la herramienta que utilizamos para hacer eventos online y vender todas las formaciones es Active Campaign.

Es una plataforma realmente potente para hacer embudos de venta y que te aconsejo utilizar.
 

3. Vimeo

Si decides montar un congreso online te recomiendo que las grabaciones sean de pago.

Únicamente haciendo esto ya conseguirás financiar todas las campañas de publicidad.

Pero para hacer esto necesitarás una plataforma donde alojar todas las ponencias.

En este caso, nosotros utilizamos Vimeo que cuenta con planes realmente asequibles.
 

4. Hotmart 

De la misma manera, si vas a dar acceso posteriormente a todas las ponencias deberás de tener una plataforma donde se pueda acceder a todo el contenido.

En este caso, puedes optar por una plataforma propia como nosotros que tenemos LearnDash junto a Thrive Cart.

Pero si no quieres complicarte la vida y es tu primer evento virtual puedes optar por Hotmart.

De esta forma te olvidas de la parte del checkout y de los problemas técnicos de tener tu propia plataforma.
 
 

Conclusiones

Para realizar un congreso online necesitas al menos un par de semanas para preparar y diseñar la estrategia y luego 3 o 4 semanas de captación de leads, para finalmente de 5 a 7 días de venta del curso.

Lo he explicado el proceso de manera muy resumida, ya que a los alumnos de nuestra escuela le explicamos el paso a paso, y le proporcionamos todo el material que utilizamos, para que así puedan preparar congresos online muy efectivas para vender un servicio o un producto.

Pero créeme que es realmente muy efectivo, en solo 48 horas matriculamos 21 alumnos de máster después del congreso #DSMDigital y cerramos todas las plazas que teníamos disponibles para el curso 2020/21.

En enero lanzamos nuestro congreso #DSMPublicidad donde presentaremos nuestro nuevo Máster de Trafficker y Embudos de Venta que comenzamos en febrero de 2021.

A nuestros alumnos de este máster le enseñaremos todo lo relacionado con la publicidad pero incluiremos una clase de cómo crear un congreso online para que lo puedan ofrecer como servicio o para montar el suyo propio.
 
 

¿Estás preparado ya para crear un congreso online?

¿Tienes claro el producto o servicio que vas a vender?

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Autor: Miguel Florido

Miguel Florido

Consultor de Marketing Digital y Social Media, apasionado de las nuevas tecnologías y la formación online.

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8 Comments
  • Katiuska Paz
    Posted at 01:46h, 18 noviembre Responder

    Saludos, Miguel, soy productora de eventos y aprecio mucho el documento que compartes porque es un gran aporte guía sobre los procesos de organización en cuanto a la producción general de eventos – en formato (virtual) – «Congresos Digitales». He estado acompañándolos desde el 2017 y es maravilloso ver cómo han crecido.

    Mi afecto y respeto para ustedes.

    ….Sobre todo me encantó el tema de las plataformas a usar!

    Gracias por ese contenido de valor que siempre dejas!
    Katiuska Paz

    • Miguel Florido
      Posted at 09:11h, 18 noviembre Responder

      Muchas gracias Katiuska, y a seguir creciendo. Un saludo

  • Ana Blanco
    Posted at 13:10h, 13 noviembre Responder

    Fantástico artículo y fantástica guía ¡¡ lo explicas de forma tan sencilla que «parece fácil» organizarlo pero requiere de un equipo que funcione como un reloj suizo.

    • Miguel Florido
      Posted at 13:22h, 13 noviembre Responder

      Hola Ana,

      Claro, lleva muchísimo trabajo y dedicación, y tener un buen equipo profesional para realizarlo, pero insisto, es muy importante saber promocionar bien el congreso

  • alex
    Posted at 23:12h, 12 noviembre Responder

    Cuéntanos qué congresos has realizado! Muchas gracias 🙂

    • Miguel Florido
      Posted at 07:57h, 13 noviembre Responder

      Hola Alex, llevamos 4 ediciones del DSMOnline (DSM17, DSM18, DSM19 y DSM20) y una edición del #DSMDigital. Este año por ejemplo hemos superado los 45.000 asistentes y ya estamos preparando el siguiente evento #DSMpublicidad que será en Enero de 2021. Un saludo y gracias por pasarte a comentar

  • Agustí
    Posted at 17:33h, 12 noviembre Responder

    Muy interesante y completo, ¡gracias! No mencionas el potencial coste de los ponentes para poder hacer viable el congreso, entiendo que habitualmente los ponentes no cobran por esta colaboración, ¿es así?

    • Miguel Florido
      Posted at 07:54h, 13 noviembre Responder

      Hola Agustí, depende de si realizas el congreso gratuito o es de pago, si es lo segundo, evidentemente deberías pagar a los ponentes. Un saludo

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