Cómo crear un Plan de Trabajo sencillo paso a paso [Ejemplos]

No sé si te sonará el término plan de trabajo, pero si tienes cualquier tipo de negocio, te dedicas a las ventas o formas parte del ámbito académico, sabrás que la organización es clave.

Aquí donde entra en juego este término, porque un plan de trabajo es el esquema que nos va a permitir establecer las tareas y delimitar quién debe de hacerlo y cuándo.

DSM Madrid

Da igual el tamaño de tu empresa y lo que factures, debes de tener un programa de trabajo para poder medir de forma eficaz las acciones realizadas.

Y este es mi objetivo con este artículo, demostrarte cómo hacer un plan de trabajo sencillo, que te sirva independientemente de si te dedicas al ámbito académico o a los negocios.

 

 

¿Qué es un plan de trabajo y para qué sirve?

Antes de ponerme a contarte cómo hacer un plan de trabajo, he visto conveniente explicar primero este concepto.

Y es que si tuviera que dar una definición de plan de trabajo sería la siguiente:

Un programa de trabajo es un esquema que sirve como hoja de ruta para tener en un único lugar todas las metas, procesos y tareas que debe de realizar una persona o equipo de personas para alcanzar unos objetivos determinados.

Existen diferentes tipos y ejemplos de plan de trabajo, pero normalmente suelen aplicarse al ámbito empresarial, a las ventas y los estudios.

Y sirve principalmente saber en todo momento las tareas que se han de realizar, cuándo y quién ha de llevarla a cabo.

 

Objetivos, características y estructura de un plan de trabajo

El principal objetivo de un plan de trabajo es dividir un proceso complejo o de gran envergadura con el fin de dividirlo en pequeñas tareas asignándole un plazo de tiempo.

La idea es sencilla.

Si dividimos todas las tareas que tenemos que llevar a cabo y les asignamos un período de tiempo podremos establecer de forma más organizada cuánto vamos a tardar en conseguir alcanzar nuestro objetivo.

Por concretar un poco más, las principales características de un plan de trabajo podríamos decir que son:

 

Cómo hacer un Plan de Trabajo

 

  • QUÉ tareas hay que repartir: ACCIONES
  • CUÁNDO hay que entregar las tareas: TIEMPO
  • CÓMO vamos a conseguir los objetivos: ESTRATEGIA
  • DÓNDE se van a realizar las acciones: CANALES
  • QUÍEN lo va a hacer: RESPONSABILIDADES
  • CUÁNTOS recursos van a ser necesarios: HUMANOS, TÉCNOLÓGICOS.
  • QUÉ se espera conseguir (objetivos).
  • CÓMO sabremos si hemos cumplido los objetivos: KPI

Podríamos decir que esta es principalmente la estructura de un plan de trabajo y como anotación, también aclararte que normalmente suelen tener un horizonte temporal de un año.

 

Tipos y formatos de un plan de trabajo

Existen diferentes tipos y formatos de un plan de trabajo, pero los más habituales suelen ser cuatro:

  • Plan de trabajo de ventas.
  • Plan de trabajo de un proyecto personal.
  • Plan de trabajo de una empresa.
  • Plan de trabajo educativo.

Vamos a ver un poco en qué consiste cada uno de estos formatos:

➡ Plan de trabajo de ventas

Es muy habitual que el equipo de ventas de una empresa tenga un plan de trabajo para cada uno de los comerciales.

Aquí la coordinación es esencial.

Piensa que cada comercial tiene unos objetivos de ventas concretos y unas áreas determinadas que debe visitar.

Gracias al plan, no sólo podemos saber cuáles son las tareas que tiene cada vendedor si no que también nos va a permitir medir la eficacia de la fuerza de ventas.

➡ Plan de trabajo de una empresa

Cuanto mayor sea la empresa, más serán los departamentos que están involucrados en la consecución de los objetivos.

Por lo que hacer un plan de trabajo para una empresa es esencial para que cada departamento sepa en todo momento qué debe de hacer, cuáles son sus responsabilidades, sus plazos de entrega y ante quién debe de rendir cuentas.

➡ Plan de trabajo de un proyecto personal

Cada vez son más las personas que deciden emprender por su cuenta y montarse su propia dinero para tratar de ganar dinero por internet.

El problema es que muchas veces se piensan que es más sencillo de lo que parece y que requiere de menos esfuerzo que con un negocio físico.

Déjame decirte que estos es totalmente falso, en la mayoría de ocasiones vender por internet es incluso más difícil que de forma física porque debemos de trabajar mucho más la confianza.

Por lo que la organización y la estrategia pasan a ser puntos indispensables para cualquier emprendedor y es necesario que sepa en todo momento qué tiene qué hacer y para cuándo.

➡ Plan de trabajo educativo

A nivel académico hacer un programa de trabajo tanto para los profesores como los estudiantes es algo esencial para el buen funcionamiento del curso.

Nosotros mismos tenemos uno elaborado para los alumnos de nuestra Escuela de Marketing donde se le asignan diferentes tareas y el plazo de consecución de cada uno.

En nuestro caso, los elaboramos de forma semanal, mensual y trimestral, pero para llevar un orden más exhaustivo del cumplimiento de todas las tareas.

 

Cómo hacer un plan de trabajo paso a paso

Y ahora sí, vamos a meternos ya de lleno y vamos a ver cómo hacer un plan de trabajo paso a paso y todos las fases que debes de tener en cuenta.

Si lo recuerdas, acabamos de ver todos los elementos del plan de trabajo, lo que vamos a hacer ahora es meternos en cada uno de esos puntos y verlos en mayor detalle para que no te quede ninguna duda.

 

Objetivos1. ¿Cuál es el objetivo de tu plan de trabajo?

Todo en la vida, y no solo en marketing debe partir de un objetivo.

¿Qué queremos conseguir?

Si no tenemos claro dónde queremos llegar será imposible determinar qué pasos hay que dar para conseguirlo y por lo tanto no lo podrás medir si lo has alcanzado.

Y créeme, todo lo que no se mide, no se puede mejorar.

Tú primer paso a la hora de elaborar un proyecto de trabajo es tener claro qué quieres conseguir.

Eso sí, recuerda que normalmente los diferentes ejemplos de plan de trabajo suelen ser trimestrales o anuales.

 

Ideas2. ¿De qué trata el programa de trabajo?

Normalmente, cuando hacemos cualquier tipo de informe, ya sea un resumen ejecutivo o un plan de negocio, etc. hay que hacer una introducción donde se exprese en de forma sencilla en qué consiste el plan de trabajo.

Piensa que tu programa debe de ser entendible por cualquier persona que forma parte de la organización, por lo que debes de redactar unos antecedentes que los sitúen en el contexto.

Algunos consejos para redactar la introducción:

Las cosas claras y breves valen por dos.

Tienes que dejar claro cuál es tu objetivo con este plan y expresar las razones por las que lo has creado.

¿Qué pretendes resolver?

Además de indicar los motivos por los que hayas decidido crear el programa también has de señalar cuáles son los principales problemas a los que pretendes dar solución.

¿Qué se consiguió anteriormente?

No está de mal que también hagas una mención a las quejas, comentarios, reclamaciones y datos estadísticos de anteriores programas de trabajo e indiques qué se pretende mejorar.

 

Metas3. ¿Cuáles son tus metas y objetivos?

Las metas y los objetivos deben de ser la brújula que guíen tu plan y deben de reflejar qué esperas conseguir con él.

Eso sí, lo primero de todo es que tengas claro cuáles son las principales diferencias entre metas y objetivos.

Las metas suelen establecerse en un sentido más amplio. Es decir, aquello que anhelamos conseguir en un futuro.

Por ejemplo, una meta podría ser: “conseguir superar a la competencia en cifra de ventas”

Ese es el estado deseado donde queremos estar.

Mientras que los objetivos, tratan de dividir esa meta principal en partes que nos van a permitir alcanzar y medir si hemos conseguido esa meta.

Ahora bien, los objetivos han de seguir una estructura SMART, así que vamos a ver en qué consiste eso por si todavía no lo sabes.

 

objetivos smart

 

Los objetivos SMART tienen que cumplir la siguiente estructura:

Alcanzables: Debemos de fijarnos unos objetivos que podamos alcanzar por eso es imprescindible siempre determinar cuáles es la acción deseada a conseguir.

Por ejemplo, puede ser: aumentar X, disminuir o reducir X, etc.

Medibles: Para saber si hemos alcanzando los objetivos debemos de tener un indicador que nos permita medir su consecución el grado de desviación.

Por ejemplo, aumentar un 20% X.

Ahí estamos fijando nuestro indicador

Específicos: También debemos de concretar qué es lo queremos conseguir.

Sigamos con el mismo ejemplo: aumentar un 20% las ventas del producto A.

Realistas: De nada sirve fijarnos un objetivo que no vamos a poder alcanzar por ser demasiado exagerado.

Por lo que debes de plantearte aquello que sepas que es ambicioso pero que vas a poder conseguir.

Tiempo: Finalmente también debes de establecer un período de tiempo para su consecución.

Por terminar el ejemplo sería de la siguiente forma: Aumentar un 20% las ventas del producto A en el área de la Comunidad Valenciana en los próximos 6 meses.

Y de esta forma tendríamos definida nuestra estructura de objetivos SMART.

Para que tengas más claros estos dos conceptos aquí te dejo un post donde te enseño diferentes ejemplos de metas y objetivos de una empresa.

 

recursos4. ¿De qué recursos dispones?

Este punto es más importante de lo que te piensas.

Para que te hagas una idea, en mi sector muchas veces nos ponemos a pensar muchos tipos de estrategias de marketing pero llegado el momento de empezar su planificación nos damos cuenta de que no tenemos los recursos suficientes para su ejecución.

Aquí deberemos de tener en cuenta cuál es el formato de plan de trabajo del que estamos hablando.

Ámbito laboral:

Tenemos que tener en cuenta recursos físicos como por ejemplo la maquinaria o las instalaciones de las que vamos a poder disponer.

Pero también recursos financieros, es decir, cuánto vamos a poder invertir.

Y finalmente recursos a nivel de personal, para saber con cuántas personas vamos a poder contar.

Ámbito académico:

Mientras que en el área académica, el tipo de recursos son iguales pero has de saber adaptarlo, es decir, de cuántos profesores podemos contar y para cuántos alumnos.

Cuanto material vamos a tener a nuestra disposición: ordenadores, tablets, libros, etc.

 

Personas5. ¿Quiénes van a ser las partes responsables?

Una de las partes de un plan de trabajo a la que también has de prestarle suficiente atención es al reparto de las tareas.

Establecer y delimitar correctamente quiénes van a ser las personas responsables de llevar a cabo cada una de las tareas puede marcar el éxito o el fracaso de cualquier proyecto.

Por lo que debes de dejar bien claro quiénes o quién o va a ser el responsable de realizar cada tarea.

 

Estrategia6. ¿Cuál va a ser tu estrategia para conseguir los objetivos?

Ahora llegamos al punto más crítico del plan de trabajo, la definición de la estrategia que nos va a permitir alcanzar nuestros objetivos y meta.

Recuerda que a la hora de establecer tu estrategia has de ser consciente de los recursos de los que dispones y del plazo de ejecución.

Una estrategia poco realista y que no tenga en cuenta estos dos elementos va a ser muy complicado que tenga éxito.

Recomendaciones a la hora de establecer la estrategia de tu programa de trabajo:

Enumera todas las acciones que se deben de llevar a cabo:

  • Segmenta las acciones si se deben de realizar de forma diaria, semanal o mensual.
  • Segmenta las acciones que debe de realizar cada una de las persona responsables.

Establece un horario realista:

  • Asígnales un tiempo de ejecución a cada una de las tareas.
  • Mide si se han llevado a cabo en el tiempo esperado o si hay deficiencias.

Finalmente, también te recomiendo que dejes un margen de tiempo para situaciones inesperadas.

Aunque te haya tocado hacer un plan de trabajo sencillo es muy muy difícil que se cumplan todas las acciones en el plazo de tiempo estipulado.

Siempre suelen salir imprevistos o complicaciones que deben de tenerse en cuenta en el tiempo.

 

Obstáculos7. ¿Posibles obstáculos? ¿Tienes un plan de contingencia?

Este punto está directamente relacionado con lo último que hemos comentado.

Siempre van a poder existir obstáculos a la hora de le ejecución.

Lo que te recomiendo es que tengas en cuenta los ejemplos de planes de trabajo hechos en períodos de tiempo anteriores y analices cuáles han sido los problemas a los que te has tenido que enfrentar.

De esta forma podrás establecer una serie de acciones que puedan mitigar las posibles incidencias y establecer un plan de contingencia que te permita alcanzar tus objetivos.

 

Medición8. ¿Se han alcanzado los objetivos? 

Un buen plan de trabajo también tiene que tener en cuenta si se han llegado a alcanzar los objetivos deseados.

Lo bueno de definir bien todas las acciones que se han de realizar y de asignar las personas responsables y el período de tiempo determinado es que nos va a permitir analizar aquellos elementos en los que no hemos cumplido con lo previsto.

Analizando estos datos y recogiendo el feedback de todas las acciones lo que haremos es tenerlo en cuenta para a la hora de crear futuros planes de trabajo tomar las medidas oportunas.

Pero si no lo medimos, será imposible saber realmente si todo ha funcionado según lo previsto, por eso es tan importante definir la estructura de objetivos SMART anteriormente mencionada.

 

 

Ejemplo de un plan de trabajo

Para que te puedas hacer una idea más real de cómo es un plan de trabajo he querido enseñarte una plantilla que creo que te ayudará un poco más a visualizarlo.

Al final es coger todos los puntos que hemos ido mencionando a lo largo del artículo y unirlos en una hoja de ruta que permita su implementación y medición.

Ejemplo de plan de trabajo

Eso sí, esto es un ejemplo de plan de trabajo que yo te planteo, pero no tienes por qué seguirlo a raja tabla.

Al final debes de adaptarlo a tu propio proyecto, ya sea a nivel de ventas, empresarial, o a nivel académico.

Pero sea cual sea tu tipo de proyecto, recuerda siempre que debes de partir de un objetivo y asignarle un plazo de ejecución, una serie de acciones y las respectivas responsabilidades.

 

Consejos a la hora de elaborar un plan de trabajo

Finalmente, me gustaría darte una serie de consejos a la hora de elaborar tu programa de trabajo.

Aunque muchos de ellos ya te los he ido mencionando a lo largo del artículo, he visto oportuno recogerlos en un único punto para que los tengas mejor identificados.

  1. Establece SIEMPRE unos objetivos SMART para que puedas medir los resultados.
  2. Analiza en profundidad de los recursos de los que vas a disponer.
  3. Delimita muy bien las responsabilidades y tareas de cada una de las personas.
  4. Establece un margen de desvió de tiempo por si surgen imprevistos.
  5. Fija un plan de contingencia por si no se están cumpliendo los objetivos.
  6. Mide todas las acciones que se han llevado a cabo y su desviación.

 

¿Te ha tocado hacer un plan de trabajo alguna vez?

Espero que este post te haya resultado útil a la hora de entender qué es y cómo hacer un plan de trabajo de forma efectiva.

Ahora me gustaría que me contaras si te ha tocado hacer algún plan de trabajo alguna vez y que me escribieras en los comentarios si tienes algún tipo de duda 🙂

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107 comentarios

  1. muchas gracias por los concejos a la hora de elaborar un programa de trabajo, la verdad es que aveces somos un poquito desordenados que descuidamos pasos importantes.
    Los voy a tener en cuenta para organizarme en mi trabajo.
    Excelente articulo, gracias por compartir

    1. Muchas gracias a ti Carolina por el comentario.

      Me alegro de que te haya ayudado a realizar tu plan de trabajo.

      Un saludo

  2. Muchas Gracias. El post de tu articulo de plan de trabajo, me ha servido demaciado para implementarlo en el corporativo donde laboro actualmente, Soy Lic. en sistemas y de esta manera me ha ayudado a ejecutar las tareas de manera organizada y poder cumplirlas. El presentar a mis superiores algo concreto de tal manera me puedan leer y entender, ha sido algo muy productivo.

  3. hola, apenas hoy vi tu articulo y lo vamos a elaborar, aunque no se bien de este tema pero lo necesitamos urgente para nuestra empresa.
    muchas gracias

  4. Te felicito Rubén, por tu valiosa información, soy nueva en el tema, así que lo voy a analizar, para aplicarlo de inmediato, acabo de crear mi empresa hace 10 días, por lo que debo trabajar correctamente, felicidades por tu gran ayuda!!!!!

        1. Gracias excelente información, por favor podrias ahcer un ejemplo práctico de un plan de trabajo con todos los pasosde tua articulo

  5. Excelente articulo, ayuda de gran manera en el desarrollo de nuevas metas y propósitos para cumplir en diferentes escenarios de la vida

  6. Excelente articulo, ayuda de gran manera en el desarrollo de nuevas metas y propósitos para cumplir en diferentes escenarios de la vida

  7. Te felicito Rubén, por tu valiosa información, soy nueva en el tema, así que lo voy a analizar, para aplicarlo de inmediato, acabo de crear mi empresa hace 10 días, por lo que debo trabajar correctamente, felicidades por tu gran ayuda!!!!!

  8. hola, apenas hoy vi tu articulo y lo vamos a elaborar, aunque no se bien de este tema pero lo necesitamos urgente para nuestra empresa.
    muchas gracias

  9. Muchas Gracias. El post de tu articulo de plan de trabajo, me ha servido demaciado para implementarlo en el corporativo donde laboro actualmente, Soy Lic. en sistemas y de esta manera me ha ayudado a ejecutar las tareas de manera organizada y poder cumplirlas. El presentar a mis superiores algo concreto de tal manera me puedan leer y entender, ha sido algo muy productivo.

    1. Hola me podrías ayudar con un plan de trabajo, al igual que soy de sistemas y me han pedido un plan de trabajo, y sinceramente no sé por dónde empezar, nunca he hecho uno.

      Saludos

  10. Muchas gracias a ti Carolina por el comentario.

    Me alegro de que te haya ayudado a realizar tu plan de trabajo.

    Un saludo

  11. Muy buena la información, si bien es cierto son cosas que ya me habían pasado cuando estudié, siempre es bueno un ayuda memoria y este está bastante completo.
    Muchas gracias.

      1. Excelente informacion, me servira para planificarme mejor este 2021, disculpe mi desconocimiento que significa SMARTS??

        1. SMART es unas siglas de su término en inglés que agrupan 5 palabras; Specific (Específico), Measurable (Medible), Attainable (Alcanzable), Relevant (Relevante) y Timely (En un tiempo derminado).

  12. Hola Ruben,
    Gracias por la información. Requiero hacer un plan anual de trabajo para un almacén y esta informacion me sera de mucha utilidad.

    Saludos,

  13. Excelente información, me permitió tener mas claro la metodología a seguir para elaborar un plan de trabajo y lo he aplicado inmediatamente en un proyecto.

  14. Gracias, la información encontrada en esta página sobre la elaboración de un Plan de trabajo es muy relevante, diría que casi completa.
    Felicitaciones.-

  15. hola saludos estoy a punto de elaborar un plan de trabajo y estos consejos me han dado la pauta para poder lograrlo

  16. Hola, muy valiosa la informacion, acabo de hacer un primer borrador para empezar a implementarlo en mi independencia.
    Gracias

  17. Muy bueno su artículo y me encantaría tener un plan o ruta de trabajo a seguir con mujeres que son acogidas en hogares de paso por maltrato intrafamiliar

  18. Excelente guía para elaborar un plan de trabajo, me gustaría que me ayudes aplicarlo al área de ventas
    de una empresa que vende insumos para publicidad.
    Gracias

  19. Lo leí por que estoy planeando un proyectito y no sabía como darle forma.Me ha sido muy util, muchas gracias

  20. muchas gracias, es una información que justo ahora lo necesito me va servir mucho en mi trabajo.
    gracias una vez mas

  21. es la primera vez que voy realizar un plan de trabajo espero poder hacerlo bien he trato de creer con varios negocios pero asta en ahora no he podido creo que nunca he aplicado un plan de negocios siempre a sido x algo decirlo a loca esta vez quiero hacerlo bien gracias por toda esta informacion

  22. Gracias
    Me fue de gran ayuda
    Pues en cierta forma es muy bueno el orden en que uno debe elaborar el plan de un proyecto
    Saludos

  23. He estado atenta a toda la información del seguimiento como elaborar un plan de trabajo ya que es muy relevante para conformar un plan de trabajo. Gracias por la orientación

  24. Muchas gracias la información me fué de mucha utilidad, aclaró algunas dudas que tenía y me dió una visión más clara de como elaborar un plan de trabajo. Los felicito por el artículo contiene información muy importante y que se enfocó a varias áreas en donde se utiliza el plan de trabajo.

  25. Qué genial este articulo, estoy haciendo mi primer plan de trabajo y no tenia idea de cómo hacerlo. Gracias y Saludos desde Perú

  26. MUY BIEN AHORA SI PUEDO ELABORAR MI PLAN DE TARBAJO.
    MUCHAS GRACIAS Y FELICITACIONES.
    BLANCA UBEDA.
    NICARAGAUA C.A.

  27. Excelente herramienta de trabajo es muy claro y realista para ser aplicado a una empresa u organización que quiera tener manejo sobre sus recursos

  28. Excelente orientación. Muchísimas gracias. Me servirá de base para esta mi primer programación anual de trabajo. GRACIAS!!!!

  29. Muchas gracias por tan valiosa información, es cero complicada y muy entendible, me será de mucha ayuda! Gracias!DTB😊

  30. Valiosa información, de fácil compresión así como también enorme aporte para el trabajo a realizarse.

  31. Muchas gracias por el contenido tan valioso que nos ha brindado. Soy un poco desordena y distraída… esto me ayudará a organizarme y no estresarme con los trabajos y proyectos grandes, siempre me dan pavor porque creo que no podre con ellos. :/

  32. Excelente artículo, le felicito.

    Me ha ayudado mucho y lo pondré en práctica.

    Le deseo el mejor de los éxtos.

    Bendiciones.

  33. Muchas gracias estoy muy agradecida me sirvió de mucha ayuda para elaborar mi plan de trabajo académico

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